Excel е мощно офисно приложение, което ви позволява да извършвате най-сложните изчислителни изчисления, да систематизирате информацията, да създавате аналитични изчисления. За съжаление, много потребители, които не разбират тънкостите на Excel, го използват само като прост инструмент за изчисляване като калкулатор.

В рекордно кратко време, представената информация, придружена от цифрови показатели, може да се анализира, да се вземат ефективни управленски решения, да се подпомогне обобщената таблица в Excel, и как да се направи това лесно може да се разбере чрез прочитане на препоръките на напредналите потребители.

Процедурата за създаване на автоматичен отчет

Въртящата таблица се създава като основа на съществуващата таблица, която може да бъде продукт на Excel или друга база данни.

Ако потребителят е решил да премине през първоначалния курс, как да създаде обобщена таблица в Excel, тогава е по-добре за него да практикува на таблична версия, създадена от това офисно приложение. След овладяването на основите за това как да се правят обобщени таблици в Excel, можете да преминете към по-разширени опции, когато индикаторите се получават чрез зареждане от документи, създадени от напълно различни приложения.

Основни изисквания

Съществуват редица задължителни изисквания, в противен случай обобщената таблица няма да изпълнява задачите, на които потребителят разчита.

Основното изискване е всички данни да се въвеждат под формата на таблица, в горната част на която, разбира се, се съставя заглавната част (с имената на посочените колони).

Освен това празните редове и колони трябва да бъдат напълно изключени. Извън таблицата не трябва да има бележки и външни записи, изброени в редовете или колоните, съседни на използваната зона.

Желателно е всички клетки от таблицата да имат въведени данни, ако е възможно, да се избягват празни клетки, тъй като това може да повлияе неблагоприятно на систематизирането и последващия анализ на информацията.

Често в Excel, потребителите комбинират няколко клетки. Ако трябва да създадете обобщени отчети, ще трябва да избягвате такова сливане. Неприемливо е да се крият редове или колони, които според мнението на потребителя не са важни в тази ситуация.

Инструкции за създаване

След като потребителят се съобрази с всички горепосочени изисквания, можете да продължите към по-нататъшни действия, което ви позволява да разберете как да направите обобщена таблица в Excel.

Първо трябва да намерите първата клетка, която се намира непосредствено под табличното заглавие и да я активирате. За да направите това, трябва да поставите курсора на мишката върху тази клетка и да натиснете левия бутон.

След това в главното меню отидете в раздела “Insert”, след което ще се появи неговото подменю, сред което ще бъде икона с името на елемента “Pivot Table”. Кликването върху него активира съветника, за да създаде обобщени отчети, използвайки които, ще бъде много по-лесно да се направи табличен аналитичен доклад.

В появилия се диалогов прозорец редакторът на електронната таблица ще поиска от вас да се анализира обхватът. Най-често съветникът я определя правилно, така че няма да са необходими промени.

Също така трябва да посочите къде потребителят иска да създаде обобщен отчет:

• на същия лист, където са основните показатели;
• в новия лист.

В повечето случаи се препоръчва да се прибегне до втория вариант, след което няма да има объркване, тъй като по-лесно е да се анализира получената информация.

Обръщайки се към нов лист, потребителят ще открие там област за таблицата, както и списък на валидни полета. След като се реши кои конкретни индикатори да бъдат анализирани, потребителят трябва да плъзга избраните полета в областите „Филтър“, „Колона“ с мишката. По този начин ще бъде възможно да се създадат колони от обобщения доклад.

Освен това, линиите се съставят по същия начин чрез плъзгане на необходимите полета с мишката. Ако има няколко реда, е важно да се определи кой трябва да е най-отгоре и кой в ​​дъното. Първо можете да подредите линиите в същия ред и да наблюдавате колко е удобно, колко добре ще бъде показана обобщената информация. Ако е трудно да се анализират данните на това място, тогава всичко лесно се коригира - просто задръжте определено поле с мишката и го преместете нагоре или надолу.

В заключение остава да се направи последната област от обобщаващия доклад за стойностите. Полето, което е ключът за анализ, например, общата маса, общото количество, се прехвърля към него.

Ако всичко е направено стриктно съгласно инструкциите, на този етап ще бъде показан аналитичен доклад. Когато се открият грешки, е достатъчно да смените полетата, да актуализирате данните и таблицата автоматично да бъде възстановена.

Използване на обобщени отчети

Потребителят решава да направи осева таблица, ако стане необходимо често да прибягва до аналитични дейности. В тази връзка е полезно да се знае, че таблицата е оборудвана с филтър, който ви позволява да систематизирате данните по посочените критерии.

Прилагане на филтъра

За начинаещите потребители е полезно да знаят как да актуализират обобщена таблица в Excel и как да направят заявка въз основа на групиране на данни.

Актуализирането на данните в обобщената таблица е важно, когато потребителят е направил промени в главната таблица. За да актуализирате данните, трябва да кликнете с мишката в пространството за таблици, като извикате допълнително меню. Лесно е да се намери елемента "Update" и изборът автоматично ще се актуализира.

Използването на филтър в обобщените отчети също е много важно. Много често се записват ежедневните данни за служителите и служителят, отговорен за аналитичните отчети, трябва да анализира данните за тримесечието или половин година.

Само за решаване на този проблем помага филтъра. Отново нищо сложно не е необходимо. Достатъчно е да кликнете върху датата с мишката (с десния бутон на мишката), да изберете „Група“ в контекстното меню, след което да се появи диалогов прозорец, в който да определите приемливи методи за групиране. След това таблицата автоматично ще бъде възстановена, значително намалена по размер и следователно ще бъде много по-лесно да се анализират данните.

Така че, лесно е да се създадат обобщени таблици, ако първо практикувате на проста маса, спазвайки всички изисквания и въвеждайки правилните данни. След като усвои тези умения, потребителят много бързо ще усети предимствата, тъй като данните ще бъдат анализирани за кратък период от време, придружен от абсолютна точност.