В съвместната работа по текстови документи днес потребителите активно използват функцията за регистриране на промени. Той се намира в блока "Преглед" на менюто с настройки. Използването му ви позволява да правите редакции и бележки, които ще се виждат от друг потребител, който е отворил този файл. Авторът на документа може да приеме или отхвърли тези бележки и инструкции от други хора, работещи по файла, да ги скрие или покаже. Във всеки случай, трябва да проверите в текста не се показват корекции, за да не случайно да изпратите, например, по електронна поща на друго лице.
В този случай, освен действителните редакции, Word също поддържа такава функция като коментари. Те се намират директно в прозореца за редактиране и се виждат само когато е активирана индикацията на областта за преглед на текстов файл. Те не могат да бъдат приети или отхвърлени, а за лицето, работещо по досието, всъщност съществува само една възможност: когато те не са необходими, те просто се заличават. Тяхната функция е проста: ако редактирането, направено от друг човек, изисква разяснение, потребителят също така създава бележка на това място. Тогава авторът на документа няма да озадачи мотивацията на решението, а работата очевидно ще бъде по-продуктивна.
Режимът се променя в Word
За да разрешите, както и да премахнете показването на областта на корекцията в Word, трябва да намерите раздела "Преглед" в горния ред на лентата с настройки и да кликнете върху бутона със съответното надпис. В долната част на тази икона има стрелка, което означава, че като щракнете върху нея, ще се отвори падащ списък, в който можете да изберете да покажете областта за преглед. След това можете да направите корекции, както и да вмъкнете коментари в текста, и всеки, който отвори този файл, ще ги види и създателят на документа ще може да ги приеме или отхвърли. Ако сте автор на този текст, просто трябва да го направите.
Понякога тези записани промени са скрити, когато се отвори текстов файл в текстов редактор. След това трябва да ги включите от същото меню. До бутона със същото име ще бъде и елементът „Проследяване“. Като кликнете върху нея, ще получите падащ списък, в който трябва да отбележите всички предложени елементи. След това необходимите елементи ще се покажат изцяло в прозореца за редактиране. Всъщност, ако искате да покажете не всички направени и записани промени, тогава изберете само интересуващите ви елементи в това меню.
Как да премахнете областта за преглед
Можете да премахнете всички промени в документ в Word, както е посочено в официалната документация на Microsoft, като включите дисплея им, приемате или отхвърляте всяка от тях. Ако сте направили всичко, което описахме по-горе, тогава първата част вече е завършена. Сега в менюто за преглед кликнете върху бутона "Напред". Съответната област ще бъде маркирана в прозореца за редактиране и ще видите елементите “Fix” и “Reject” до бутона, който сте натиснали. Ако избраният фрагмент е бележка, тогава бутонът ще бъде един, "Изтрий". Всъщност, точно това е случаят, като всяка корекция приема една по една или я отхвърля, в Словото ще ги отстраниш.
Понякога обаче има обемни текстове, в които има твърде много такива области. Или, да речем, за вас, в процеса на работа, всяка от промените и коментарите, направени по-рано, са престанали да имат значение. В този случай, кликване върху всяка от тях може да бъде скучна работа, така че разработчиците на Microsoft Word са предоставили възможност за автоматизиране на този процес. Всяка стъпка ще бъде идентична с горепосочената, само в края на процеса, когато започнете да приемате всеки от желаните елементи, трябва да изберете падащо меню вдясно от съответния бутон. В него потребителят може да кликне върху елемента „Прилагане на всички корекции в документа“, след което показаните и скритите бележки в текста ще бъдат маркирани като приети. Всъщност, за да премахнете всеки един от тях, трябва да действате точно по същия начин, т.е. да намерите стрелката вдясно от бутона „Отхвърли“, да кликнете върху нея и да изберете елемента „Отхвърли всички корекции“.
Моля, обърнете внимание, че за да премахнете коментарите, ще трябва да извършите подходящата процедура и с всеки коментар в същия елемент от менюто. Моля, обърнете внимание, че в този режим ще маркирате всяка от направените промени и бележки, а не само тези, които се показват в избрания режим. В този случай селекцията ще се придвижва из екрана и ще "осветява" областта, която в момента редактирате.
послеслов
Когато работите с текстови фрагменти в Word, трябва да вземете под внимание, че за удобството на четенето авторът или други потребители могат да правят бележките и коментарите скрити от други автори. Тъй като текстовият процесор по подразбиране няма да показва такива неща, отваряйки файл, получен от друг потребител, може да не знаете, че те са там, докато не ги включите. Съответно, преди да работите с него или да ги прехвърлите някъде, трябва да проверите наличността на разглежданите области и, ако има такива, да ги приемете или премахнете от текста. В Word това се прави само с няколко кликвания на мишката.
В същото време трябва да помните, че има само един начин да защитите редакциите си от любопитни очи: създавайте копия. Факт е, че всеки потребител може да премахне пачове и бележки от документ на Word, тъй като в този текстов процесор няма модели на разпределени редакции, това би било твърде сложно за модела. Затова, ако искате да създавате бележки и редактирате само за себе си, създайте самостоятелно копие. Но този подход има недостатък, защото тогава трябва да проследите промените в копието, което сте оставили за общо ползване.