В днешно време базите данни са широко използвани в различни области: предприятия, фирми, образователни институции и т.н. А работата с тях позволява на програмата от пакета Office - Microsoft Access, която дава на потребителите много големи възможности за взаимодействие с таблиците. Уменията за работа в програмата Microsoft Access ще бъдат полезни за всеки съвременен потребител. В тази статия ще разгледаме как да създадем база данни в Access. Нека го разберем. Да вървим!

Базата данни е съвкупност от свързана информация, комбинирана в таблица. След като се справим с това, за което става дума, можете да продължите директно към създаването.

Пример за създаване на база данни с многостепенен списък

След като стартира Microsoft Access, изберете "New" в менюто "File". След това кликнете върху бутона "Нова база данни". От дясната страна на прозореца посочете името на файла и мястото, където ще се съхранява. След това кликнете върху „Създаване“. Можете също да използвате един от списъка с шаблони, предлагани от помощната програма. В някои случаи ще бъде много по-удобно просто да редактирате шаблона, отколкото да създавате всичко наново.

Как да започнете да създавате база данни

Ще видите таблица с едно поле. Задръжте курсора на мишката върху раздела и изберете "Designer". В появилия се прозорец ще бъдете подканени да промените името. Сега можете да започнете да попълвате клетките в колоната "Име на поле". Следващата колона “Тип данни” ще бъде попълнена автоматично, в зависимост от това дали сте въвели думи или цифри. Типът на данните във всяка клетка може да бъде променен. Има такива типове данни:

• текст;
• MEMO поле (използва се за описание на обекти, тъй като позволява въвеждането на голям брой символи, > 255);
• числов;
• дата / час;
• пари в брой;
• брояч;
• логически (полезно за полета, съдържащи „да“ или „не“);
• OLE поле на обект (позволява ви да вмъквате мултимедийни файлове: снимка, видео);
• хипервръзка;
• прикачен файл (използван за съхраняване на множество файлове в едно поле);
• изчислена (позволява да се изчисли сумата, разликата, продукта на базата на други данни от таблицата);
• заместител.

В повечето случаи ще ви бъдат полезни само „цифрови“, „текст“, „парични“, „изчислени“ и „дата / час“, но тези видове данни се използват най-често. По-долу в секцията "Свойства на полето" можете да видите размера на полето. В случай, че имате текстов тип данни, там ще има 255. Това означава, че можете да въведете 255 символа в тази клетка. Разбира се, това е твърде много, така че трябва да намалите размера на посоченото поле до 30 (можете да поставите всеки друг номер, в зависимост от предизвикателствата). Това се прави така, че базата данни да заема по-малко дисково пространство.

За различен атрибут, различен тип данни, например в екрана.

Чрез избиране на числовия тип данни можете да зададете така наречената входна маска. Необходимо е да се показват въведените числови стойности по определен начин. Маската се задава с помощта на интервали и решетки. Например, ако вашата таблица съдържа номера на паспортите, тогава, за да се покажат тези номера в подходящия формат, задайте маската "#### _ ######". Това са 4 символа, след това интервал и още 6 знака. За телефонни номера можете да укажете маска „8 (###) - ### - ## - ##”.

За типа дата / час е възможно да се изберат различни формати на показване в секцията „Свойства на полето“.

Не забравяйте да запишете създадената таблица. Можете да направите това, като използвате клавишната комбинация Ctrl + S. Ако по време на запаметяване се появи прозорец с предупреждение, че ключовите полета не са зададени, натиснете “Не”, тъй като можете да ги създадете по-късно.

Клавишът за запис се намира в горния ляв ъгъл.

Както можете да видите, създаването на бази данни е прост процес, който дори един начинаещ потребител може да обработи. Напишете в коментарите, помогнали ли сте статията да разберете въпроса, и попитайте дали нещо от представения материал остава неразбираемо за вас.