Основната цел на тази програма е да създава и работи с бази данни, които могат да бъдат свързани както за малки проекти, така и за голям бизнес. С него ще бъде удобно да управлявате данни, да редактирате и съхранявате информация.
Приложението на Microsoft Office - Access - служи за работа с бази данни.
Създаване на нова база данни
Естествено, преди да започнете работа, ще трябва да създадете или отворите съществуваща база данни.
Отворете програмата и отидете в главното меню, като кликнете върху командата "Файл" и там изберете "Създай". Създавайки нова база данни, ще ви бъде представена празна страница, която ще има една таблица в нея или уеб база данни, която ви позволява да използвате вградените инструменти на програмата, например за вашите публикации в интернет.
В допълнение, за да се максимизира създаването на нова база данни, потребителят има избор от шаблони за създаване на база данни, която е фокусирана върху конкретна задача. Това, между другото, може да ви помогне бързо да създадете необходимата форма на таблицата, без да настройвате всичко ръчно.
Попълване на базата данни с информация
След създаването на база данни е необходимо да се попълни с подходяща информация, структурата на която трябва да се обмисли предварително, защото функционалността на програмата ви позволява да заснемате данни в няколко форми:
- Сега най-удобният и често срещан тип структуриране на информацията е таблица. По своите възможности и външен вид таблиците в Access не се различават много от тези в Excel, което от своя страна значително опростява прехвърлянето на данни от една програма в друга.
- Вторият начин за въвеждане на информация е формата, те са донякъде подобни на таблиците, но осигуряват по-визуално представяне на данните.
- За да изчислите и покажете информация от вашата база данни, се предоставят отчети, които ви позволяват да анализирате и изчислявате, например, вашия доход или броя на контрагентите, с които работите. Те са много гъвкави и ви позволяват да правите изчисления, в зависимост от въведените данни.
- Получаването и сортирането на нови данни в програмата се извършва чрез заявки. С тяхна помощ можете да намерите конкретни данни между няколко таблици, както и да създавате или актуализирате данни.
Всички горепосочени функции се намират в лентата с инструменти, в раздела "Създаване". Там можете да изберете точно кой елемент искате да създадете, а след това в отворения „Конструктор“ да го персонализирате.
Създаване на база данни и импортиране на информация
След създаването на нова база данни единственото, което ще видите, е празна таблица. Можете да го направите ръчно или да го попълните, като копирате необходимата информация от интернет. Моля, имайте предвид, че всяка част от информацията, която допринасяте, трябва да бъде поставена в отделна колона и всеки запис трябва да има личен ред. Между другото, колоните могат да бъдат преименувани за по-добро навигиране на съдържанието им.
Ако цялата необходима информация е в друга програма или източник, програмата ви позволява да настроите импортирането на данни.
Всички настройки за импортиране се намират в отделен раздел в контролния панел, който се нарича „Външни данни“. Тук, в областта „Импортиране и свързване“, са изброени наличните формати, включително документи на Excel, Достъп, текстови и XML файлове, интернет страници, папки на Outlook и т.н. След като изберете желания формат, от който ще се прехвърля информацията, ще ви е необходим. укажете пътя до местоположението на файла. Ако се намира на който и да е сървър, програмата ще изисква да въведете адреса на сървъра. Докато импортирате, ще срещнете различни настройки, предназначени за правилно прехвърляне на данни в Access. Следвайте инструкциите на програмата.
Ключови ключове и таблични отношения
Когато създавате таблица, програмата автоматично разпределя всеки запис с уникален ключ. По подразбиране тя има колона с имена, която се разширява при добавяне на нови данни. Тази колона е първият ключ. В допълнение към тези основни ключове, базата данни може също да съдържа полета, свързани с информацията, съдържаща се в друга таблица.
Например, имате две таблици, съдържащи свързана информация. Например те се наричат "Ден" и "План". Като изберете полето „Понеделник“ в първата таблица, можете да го свържете с което и да е поле в таблицата „План“ и когато задържите курсора върху едно от тези полета, ще видите информацията и свързаните клетки.
Тези взаимоотношения ще улеснят четивността на вашата база данни и със сигурност ще повишат нейното удобство и ефективност.
За да създадете връзка, отидете в раздела “Работа с бази данни” и в областта “Връзки” изберете бутона “Схема на данните”. В появилия се прозорец ще видите всички бази данни, които се обработват. Трябва да се отбележи, че базите данни трябва да съдържат специални полета за външни ключове. В нашия пример, ако искате да покажете ден от седмицата или номер във втората таблица, оставете полето празно, наричайки го Ден. Също така конфигурирайте формата на полетата, тъй като той трябва да е един и същ за двете таблици.
След това, след като отворите две таблици, плъзнете полето, което искате да свържете, в специално подготвено поле за чужд ключ. Ще се появи прозорецът "Редактиране на отношенията", в който ще видите отделно избрани полета. За да се гарантира, че данните в двете свързани полета и таблици се променят, поставете отметка в квадратчето „Осигуряване на целостта на данните“.
Създаване и видове заявки
Искането е действие в програмата, благодарение на което потребителят може да редактира или въвежда информация в базата данни. Всъщност исканията са разделени на два типа:
- Избирателни искания, благодарение на които програмата получава определена информация и прави изчисления по нея.
- Искания за действие, които добавят информация към базата данни или ги изтриват.
Избирайки "Query Wizard" в раздела "Create", програмата ще извърши процеса на създаване на конкретен тип заявка. Следвайте инструкциите.
Заявките могат значително да ви помогнат да организирате данните и винаги да се обръщате към конкретна информация.
Например, можете да създадете заявка за избиране за определени параметри. Ако искате да видите информация за определена дата или ден от таблицата Ден за целия период от време, можете да зададете подобна заявка. Изберете "Query Designer" и в нея трябва да имате нужда от таблица. По подразбиране заявката ще бъде избираема, става ясно, ако погледнете в лентата с инструменти с маркирания там бутон „Избор“. За да може програмата да търси точната дата или ден, който ви е необходим, намерете реда “Условие за избор” и въведете фразата [кой ден?]. Не забравяйте, че заявката трябва да бъде поставена в квадратното оръжие [] и да завърши с въпросник или двоеточие.
Това е само една от опциите за използване на заявки. Всъщност с тях можете да създавате нови таблици, да избирате данни по критерии и т.н.
Персонализирайте и използвайте формуляри
Благодарение на използването на формуляри, потребителят ще може лесно да преглежда информацията за всяко поле и да превключва между съществуващи записи. При дългосрочно въвеждане, използването на формуляри опростява работата с данните.
Отворете раздела „Създаване“ и намерете елемента „Форма“, като кликнете върху който ще се появи стандартен формуляр, въз основа на данните на вашата таблица. Появените полета с информация подлежат на всякакви промени, включително височина, ширина и т.н. Моля, имайте предвид, че ако има връзки в таблицата, ще ги видите и можете да ги преконфигурирате в същия прозорец. В долната част на програмата ще видите стрелки, които ще ви позволят да отворите всяка колона от таблицата в последователност или незабавно да се преместите на първата и последната. Сега всеки от тях е отделен запис, полетата на който можете да персонализирате, като щракнете с мишката върху бутона "Добавяне на полета". Променената и въведена по този начин информация ще бъде показана в таблицата и във всички прикрепени към нея таблици. След като зададете формата, трябва да я запишете чрез натискане на комбинацията от клавиши "Ctrl + S".
Създаване на отчет
Основната цел на докладите е да предоставят на потребителя общо обобщение на таблицата. Отчет можете да създадете абсолютно всички, в зависимост от данните.
Програмата ви позволява да изберете типа на отчета, като изберете няколко от тях:
- Отчет - ще бъде създаден автоматичен отчет, използвайки цялата информация, предоставена в таблицата, но данните няма да бъдат групирани.
- Празният отчет е празен формуляр, данните за който можете да избирате от задължителните полета.
- Съветник за отчети - ще ви помогне да преминете през процеса на създаване на отчет и ще групирате и форматирате данните.
В празен отчет можете да добавяте, изтривате или редактирате полета, да ги попълвате с необходимата информация, да създавате специални групи, които ще помогнат да се разделят определени данни от останалите и много други.
По-горе са всички основни неща, които ще ви помогнат да се справите и да персонализирате програмата Access за себе си, но нейната функционалност е доста широка и осигурява по-фина настройка на функциите, обсъждани тук.